С необходимостью открытия магазина запчастей в другом городе может столкнуться практически любой предприниматель. Крупные сетевые ритейлеры всегда заинтересованы в продвижении на новые рынки, для них регионы — одно из наиболее перспективных направлений. Но такой вариант расширения бизнеса может быть рассмотрен и мелкими предпринимателями. Практически во всех регионах есть небольшие города с населением в 40 — 200 тыс. человек и практически отсутствующей конкуренцией среди магазинов автозапчастей. Открывая магазин автозапчастей в другом городе, в них достаточно легко закрепиться и стать «монополистом».

Но прежде, чем открывать бизнес в другом городе, необходимо учесть связанные с этим сложности и требования законодательства. Особенности оформления и ведения бухгалтерии зависят от форм предпринимательской деятельности и налогообложения.

Оформление бизнеса в другом городе для ИП

Для ИП законодательных препятствий при открытии магазина запчастей в другом городе не возникнет. Частный предприниматель имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность в любом регионе РФ независимо от места регистрации. Но нужно учесть, что, если ИП открывает автомагазин в другом городе, некоторые особенности регистрации предприятия, а именно: куда подавать документы и где вставать на учет, зависят от формы налогообложения.

При работе ИП с ЕНВД регистрация имеет следующие особенности:

 — заявление в налоговую службу пишется по месту осуществления предпринимательской деятельности;

 — подача отчета и оплата налоговых взносов осуществляются по месту осуществления предпринимательской деятельности;

 — взносы в пенсионный фонд и оплата медицинского страхования, в том числе налоги на сотрудников, оплачиваются по месту регистрации ИП.

Если для предпринимателя действует налогообложение по УСН, и регистрация, и подача документов и оплата налогов полностью осуществляется по месту регистрации ИП. Поэтому, если ИП работает по ЕНВД (а в большинстве случаев это так), при открытии магазина в другом городе стоит рассмотреть вариант с переходом на УСН — это может значительно упростить сопровождение бизнеса: ездить в другой город из-за каждой мелкой проблемы не придется.

Оформление бизнеса в другом городе для юридических лиц

Вопрос как ООО открыть магазин запчастей в другом городе еще более актуален: к расширению и выходу на новые рынки юридических лиц законодательство предъявляет суровые требования. Если основной бизнес оформлен как ООО, для выхода на рынок в другом городе придется открыть обособленное подразделение (далее — ОП): представительство или филиал. Закон определяет их следующим образом:

 — филиал — это обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе, функции представительства;

 — представительство — это обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества, представляющее интересы общества и осуществляющее их защиту.

Разница в следующем: если предприниматель планирует развитие сети магазинов автозапчастей, например, запчастей на иномарки, аккумуляторов или автошин, то представительство в другом городе даст право только выдавать заказанный товар и принимать претензии. Филиал может обладать более широким спектром возможностей, в его рамках можно, например, вести торговлю универсальными запчастями, оказывать дополнительные услуги, осуществляемые основным предприятием, и прочее.

Особенность в том, что, если ООО работает по УСН, при открытии филиала или представительства компания потеряет право работать по УСН и обязана перейти на ОСН. Тонкость в том, что законодательство предусматривает «иные ОП», для которых применение ОСН необязательно. В определении статуса таких подразделений юристы расходятся: теоретически открытие магазина в другом городе как «иного ОП» возможно, но для налоговой службы это может стать поводом обвинить предпринимателя в уклонении от уплаты налогов (если будет доказано, что фактически оно выполняет функции филиала): а это штраф и административная ответственность.

Чтобы не уходить с УСН, существует более приемлемый для законодательства вариант ведения бизнеса: оформить автомагазин в другом городе как ИП и заключить соглашение о сотрудничестве с основным ООО. В этом случае предприниматель может даже заключить договор с самим собой, если является учредителем (и/или генеральным директором) ООО, и ИП также оформлено на его имя.

Если принимается решение о создании магазина запчастей в виде ОП, то порядок таков:

1. Проводится собрание учредителей ООО, на котором выносится решение о создании ОП. На его основании вносятся изменения в устав предприятия.

2. Уведомляются регистрирующие органы. В течение 5 дней запись вносится в ЕГРЮЛ и выдается уведомление. Стандартный пакет документов:

a. уведомление о внесении изменений в документы ООО;

b. решение о внесении изменений;

c. указывается состав изменений;

d. решение о создании изменений;

e. положение о филиале.

3. Подаются документы в ПФ и ФСС. Причем, если для нового магазина автозапчастей (ОП) открывается отдельный р/с, на учет в ПФ и ФСС необходимо встать по месту открытия филиала; если же филиал будет стоять на общем балансе с основной фирмой, постановка производится по месту регистрации ООО.

4. Получаются разрешения от пожарной службы и СЭС по месту открытия ОП.

5. Осуществляется прием сотрудников на работу в новый автомагазин.

Прием на работу сотрудников в другом городе

С приемом на работу сотрудников в другом городе сталкивается как ИП, так и юридическое лицо. Существенная проблема: невозможность постоянного личного контроля их работы предпринимателем. Даже если в другом городе есть родственники и знакомые, принимать их в качестве ответственных лиц, особенно, при отсутствии опыта работы в сфере продаж автозапчастей, а также управленческого опыта, категорически не рекомендуется: это чревато катастрофой и для бизнеса, и для личных отношений.

Поскольку ИП назначить директора для управления вторым магазином не может, предпринимателю необходимо позаботиться об оформлении материально-ответственного лица. Обычно это менеджер-кассир магазина, на имя которого оформляется доверенность. Также материально-ответственное лицо отвечает за сохранность продукции. Порядок оформлению сотрудника для ИП такой же, как для юридического лица. Понадобится встать на учет в ПФ и зарегистрироваться в ЦЗ, ежемесячно делать отчисления в ПФ и ФСС и прочее

Если основное предприятие работает как ООО, а дополнительное — как ИП по сотрудничеству, решить вопрос управления магазином запчастей можно следующим образом: найти руководителя для дополнительного магазина и оформить ИП на его имя. Фактическое ведение деятельности будет осуществлять ИП-управляющий, но на деньги ООО, и получать за свою работу зарплату. В этом случае договор сотрудничества должен быть оформлен только профессиональными юристами, чтобы установить права ООО на материальные ценности, находящиеся под ответственностью стороннего ИП.

Самое главное для ИП при найме сотрудника в другом городе предусмотреть систему удаленного контроля деятельности автомагазина. Только в этом случае можно, если не исключить, то, по крайней мере, минимизировать проблемы, связанные с управлением бизнесом запчастей на расстоянии. Современные технические средства предлагают множество эффективных инструментов для управления деятельностью персонала.

1. Система видеонаблюдения. Это серьезная статья бюджета, но экономить на ней нельзя — можно потерять гораздо больше. Имеет смысл организовать в удаленном магазине систему облачного IP-наблюдения: это экономичнее обычного видеонаблюдения, позволяет хранить на стороннем сервере архив записей и в режиме онлайн наблюдать за работой магазина из любой точки земного шара, где есть интернет.

2. Ревизия. Ревизия доставляет немало проблем предпринимателям. Лучше всего обеспечить магазин компьютером с программным обеспечением для автоматизации магазина запчастей. Его можно настроить на ежедневную или еженедельную отправку отчета руководителю о количестве продаж в магазине и состоянии склада запчастей для своевременного его пополнения. Однако не реже чем раз в месяц делать обычную ревизию необходимо — бесконтрольность порождает воровство и сотрудниками, и посетителями.

3. Эффективность работы менеджера удобно проверять при помощи специализированного программного обеспечения, дающего полный отчет о рабочем компьютере: какие программы и в течение какого времени были запущены, какие сетевые ресурсы посещаются чаще всего. Если менеджер слишком много времени проводит за просмотром фильмов, серфингом соцсетей и другими посторонними делами, это всегда будет видно.

4. Ежедневный отчет менеджера о продажах и «непродажах». Это дополнительный метод, который лучше всего использовать для контроля менеджеров на испытательном сроке и/или в случае падения объемов продаж запчастей. Смысл в том, что в конце рабочего дня менеджер составляет отчет по каждому посетителю, указывая и продажи, и «непродажи» с указанием причины. Если продаж нет из-за ценовой политики или недостатков ассортимента, это даст возможность скорректировать свою политику. Если же причины непродаж — некомпетентность или незаинтересованность сотрудника (конечно, менеджер в этом не признается, поможет совмещение отчета с показаниями видеонаблюдения), на это всегда можно отреагировать соответственно.

Для экономии на содержании сотрудников предприниматели используют самые различные, в том числе, незаконные методы. Среди самых известных — неоформленный персонал, «черная» и «белая» касса, зарплата в конверте и прочие. О том, чем может обернуться такая работа, говорить излишне.

Но есть и часто встречающийся условно-законный способ привлечь к работе неоформленного работника. С ним заключается не трудовой, а гражданский договор на оказание услуг. С таким договором не нужно делать отчислений в ПФ и ФСС, оплачивать работнику больничный лист и предоставлять отпуск. Условность законности этого способа опять же упирается в градус внимания к предпринимателю налоговой службы. Если проверкой будет установлено, что сотрудник работает на постоянной основе, предприниматель может быть оштрафован и привлечен к административной ответственности.

Контроль работы филиала предприятия

Юридические лица в отношении найма сотрудников, в том числе, в другом городе, отличаются большей гибкостью. Руководитель ООО имеет права назначить директора ОП и перепоручить ему многие функции, в том числе, подбор и управление работой персонала. Это упрощает многие бизнес-процессы, однако контроль эффективности работы магазина в другом городе должен осуществляться так же тщательно.

Управление работы филиала магазина автозапчастей в другом городе начинается с контроля его руководителя. Особенно значимыми специалисты считают первые три месяца после открытия магазина, в течение которых новый управляющий покажет себя со всех сторон. В этот период особенно значимы отчеты, которые от руководителя филиала рекомендуется требовать еженедельно.

В отчет руководителя филиала должны входить:

 — общее количество продаж по всем группам товаров;

 — цены, свои и в сравнении с конкурентами;

 — выявленные за период недостатки в работе магазина, которые можно и нужно исправить.

Возможные проблемы, возникающие в связи с анализом отчетов, и их причины:

 — низкая посещаемость магазина — неправильный выбор места для торговой точки, плохая реклама, неверное маркетинговое исследование территории;

 — низкие продажи — цены на запчасти и компоненты выше, чем у конкурентов, плохой ассортимент, некомпетентность и незаинтересованность персонала.

Оценка уровня и квалификации руководителя производится по тем пунктам, которые входят в сферу его обязанностей. При постоянно низких продажах имеет смысл исследование и оценка работы персонала с помощью компаний, оказывающих услугу «тайного покупателя». Еще лучше — внеплановая проверка самим владельцем бизнеса. При выполнении объемов продаж и соответствии ожиданий реальности в течение первых трех месяцев, можно сократить периодичность отчетов до ежемесячных или ежеквартальных. Но снижать требования к отчетам нельзя — это расслабляет и уменьшает требования руководителя филиала к самому себе.

Открытие магазина автозапчастей в другом городе возможно для любой формы бизнеса, но в каждом случае потребуется учесть множество дополнительных, в том числе, региональных факторов. Расширение географии бизнеса — одно из самых перспективных путей развития, и подходить к нему стоит во всеоружии: с той формой предпринимательства, которая позволит работать на новых рынках наиболее эффективно. Поэтому, планируя развитие бизнеса автозапчастей за счет расширения географии, стоит задуматься о перерегистрации в качестве юридического лица — это облегчит возможности в ведении многих бизнес-процессов.